Afrekenen

• Afrekeningsdossier
• Indiendatum
• Standaardformulieren
• Praktisch

Afrekeningsdossier

Organisaties die een projectsubsidie krijgen, moeten een afrekeningdossier indienen. Het dossier wordt per brief opgevraagd door het agentschap Kunsten en Erfgoed. In de brief wordt vermeld welke elementen het afrekeningsdossier moet bevatten.

Concreet moet u de volgende stukken bezorgen:

• De resultatenrekening van het project met de nodige toelichting. U brengt deze resultatenrekening liefst ook over in het formulier Activiteiten, medewerkers, begroting- en afrekening. U vult hiervoor best het formulier aan dat u eerder gebruikte voor uw aanvraag. Wanneer u dat formulier gebruikt, neemt u een afdruk ervan op in het dossier. U bezorgt ook een elektronische kopie van het bestand op cd-rom of via een e-mail naar de dossierbehandelaar. 
• Een overzicht van de tewerkstelling en van de lonen, prestaties op zelfstandige basis, interims of SBK’s, vrijwilligersvergoedingen en andere vergoedingen voor diensten en prestaties. Concreet vermeldt u namen, aard van het werk, periode en bedragen. Ook deze gegevens levert u bij voorkeur aan via het formulier Activiteiten, medewerkers, begroting- en afrekening. U bezorgt ook een elektronische kopie van het bestand op cd-rom of via een e-mail naar de dossierbehandelaar. 
• Wanneer de projectsubsidie 50.000 euro of meer bedraagt: het verslag en commentaar van een onafhankelijke accountant of bedrijfsrevisor, dit wil zeggen niet betrokken bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van uw organisatie. 
• Een inhoudelijk verslag van het project, de speellijst met data, locaties en bezoekerscijfers.

Wanneer uw organisatie naast het gesubsidieerde project nog andere projecten of activiteiten heeft georganiseerd, dan moeten de kosten en opbrengsten daarvan in de globale boekhouding duidelijk te onderscheiden zijn van de kosten en opbrengsten van het project.

 

Indiendatum

Projectsubsidies moeten worden afgerekend uiterlijk 15 maanden na de datum van ondertekening van het subsidiebesluit.

 

Standaardformulieren

Formulieren

Praktisch

Alle documenten voor het afrekenen van subsidies moeten tegen ontvangstmelding afgegeven worden bij of opgestuurd worden naar het team dat eerder de aanvraag behandelde. De contactgegevens worden vermeld in de brief die het agentschap aan de organisaties stuurt.